งวดการตัดเงินเดือนและโอที

ปัญหาในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง เรื่องสำคัญที่ควรนำมาพิจารณาคือ งวดการตัดเงินเดือน-ค่าแรง และงวดการตัดค่าล่วงเวลา (โอที) เพราะมีผลต่อการจัดทำเงินเดือนค่อนข้างมากและเพื่อลดความยุ่งยากในการจัดทำลง ซึ่งเกี่ยวพันกับการบันทึกบัญชีด้วย

ตามปกติเงินเดือนมักจะออกในวันสิ้นเดือน ตอนที่ผมเข้าทำงานบริษัทใหม่ในเดือนแรก ก็มักจะพบว่าได้เงินเดือนไม่ครบทั้งๆ ที่เราเข้าทำงานในวันที่ 1 ของเดือน สมมติว่าเงินเดือน 30,000 บาทนะครับ พอไปกดเงินอาจจะได้มาเพียง 20,000 บาท ถ้าเค้าให้ Siip มาด้วยก็จะพบว่า วันทำงานมีเพียง 20 วันเท่านั้น เรามาดูเหตุผลกันนะครับ

เนื่องจากในขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนมีกระบวนการในการจัดทำ เป็นไปไม่ได้ที่ทำงาน 30 วัน แล้วต้องได้เงินเดือน 30 วัน คิดง่ายๆ ดูนะครับ พอคุณมาทำงานวันที่ 30 เค้าก็จ่ายเงินให้เลย 30 วันทั้งๆ ที่ยังไม่รู้เลยว่า วันนี้เราจะมาทำงานหรือเปล่า หรือเมื่อวานลาหยุดไป เช้ามายังไม่ได้เขียนใบลาเลย ทำไมได้เงินเดือนครบ 30 วัน

ทั้งนี้ก็เนื่องมาจากบริษัทส่วนใหญ่มักจะตัดวันทำงานก่อน 30 วัน คือจะตัดวันทำงานถึงวันที่ 20 เท่านั้น (บางแห่งอาจจะตัดถึงวันที่ 25 ก็มี) แล้วเคยสงสัยบ้างไหม๊ครับว่าทำไมต้องตัดวันที่ 20 ทำไมต้องใช้เวลาในการจัดทำนานถึง 10 วัน แผนกบุคคลหรือบัญชี ทำไมถึงทำงานได้ช้าจังนะ

เมื่อก่อนผมก็คิดแบบนั้นนะครับ พอต้องมาดูแลการคิดเงินเดือนให้พนักงานถึงได้รู้ว่า ที่จริงมันมีขั้นตอนในการทำ งานอยู่ บางทีก็ไม่ได้ช้าที่แผนกบัญชี ส่วนใหญ่แล้วน่าจะช้ามาจากหน่วยงานอื่น (แผนกบุคคล) ส่งรายงานให้แผนกบัญชีค่อนข้างช้า ผมเองเคยเข้าไปตรวจสอบแล้วพบว่า ทางบุคคลทำรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้วพร้อมส่งบัญชี แต่รอเอกสารการเขียนใบลาหยุด ลาป่วย คำขอโอที หรือเอกสารอยู่ระหว่างรอผู้มีอำนาจเซ็นต์อนุมัติอยู่ ก็เลยทำให้ไม่สามารถส่งรายงานได้ ต้องคอยตามทวง

เราลองมาดูกันนะครับว่าเวลา 10 วันในการจัดทำเงินเดือนและค่าแรง ใช้ไปในเรื่องใดบ้าง (สมมุติว่าในเดือนมี 30 วัน)

  • ถ้าเงินเดือนออกวันที่ 30 ก็จะนับวันเงินเดือนออกไม่ได้ เหลือวันทำงานจริงเพียง 9 วันเท่านั้น
  • ในจำนวน 9 วันที่เหลือ ยังไงก็ต้องตรงกับวันหยุดเสาร์-อาทิตย์ 1 ครั้ง (ที่จริงอาจจะมีวันหยุดนักขัตฤกษ์อีก) จาก 9 วัน ก็จะเหลือวันทำงานเพียง 7 วัน
  • ทางบุคคลขอเวลาในการจัด ทำรายงานส่งบัญชี 3 วัน โดยวันแรก 21 จะเป็นการเคลียร์ข้อมูลของวันที่ 20 ส่วนที่เหลืออีก 2 วัน ก็จะเป็นการตามงานซะส่วนใหญ่ เรื่องของใบลาหยุดต่างๆ คำขอโอที รายการบวกเงินเพิ่ม เช่น เบี้ยขยัน เงินตกค้าง เงินพิเศษ แล้วก็ รายการหักเงิน เงินยืม หักประกัน ค่าชุด อื่นๆ อีก แล้วก็ประมวลผล พิมพ์รายงานให้ผู้มีอำนาจเซ็นแล้วจึงสงบัญชี (จะบอกว่าขอ 3 วันก็นานเหมือนกัน) เพราะฉะนันวันทำงานจาก 7 วัน เหลืออีก 4 วันทำงาน
  • มาถึงแผนกสุดท้าย แผนกบัญชีจะมีวันทำงานเหลือเพียง 2 วันเท่านั้น เนื่องจากต้องสรุปให้เสร็จทันภายใน 2 วันเท่านั้น วันที่ 3 ต้องทำใบสำคัญจ่าย ส่งผู้บริหารเซ็นให้เสร็จ แล้วก็นำแผ่น Disk กับเช็ค ไปส่งธนาคารเพื่อให้ธนาคารตัดเงินในวันถัดไป คือวันที่ 29 เงินจึงจะสามารถออกได้ทันในวันที่ 30

มาดูตัวอย่างจริงกันนะครับ บริษัทที่ผมเคยทำงานด้วยมีพนักงานประมาณ 500-600 คน ตัดค่าจ้างทุกวันที่ 23 ของเดือนทำให้เหลือเวลาทำงานอยู่เพียง 7 วัน ในจำนวน 7 วันจะตรงกับวันหยุด 1 วัน วันเงินเดือนไม่นับอีก 1 วัน ทางบุคคลขอ 2 วัน บัญชีขอ 2 วัน ส่งแผ่นให้ธนาคารพร้อมเช็คอีก 1 วัน (ต้องส่งแผ่นก่อนวันเงินเดือนออกอย่างน้อย 1 วันและส่งไม่เกินเที่ยง) และอีก 1 วันเป็นวันเงินเดือนออก ลองมาดูตัวอย่างกันนะครับ ผมยกตัวอย่างของเดือนธันวาคม นะครับ

  • งวดการจ่ายวันที่ 30 ธค. ตัดค่าจ้างวันที่ 23 ทางบุคคลขอ 2 วันคือวันที่ 24 และ 25 ในการรวบรวมข้อมูล ดังนั้นบุคคลต้องส่งรายงานให้บัญชีในวันที่ 26 ไม่เกิน 9.00 น.
  • ทางบัญชีใช้เวลาในการประมวลผล 2 วันคือวันที่ 26 และ 27 (วันเสาร์ทำงาน) เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วต้องทำเช็คไปส่งธนาคารในวันที่ 28 (ตรงกับวันอาทิตย์) ก็เลยต้องเลื่อนไปส่งวันที่ 29 ไม่เกินเที่ยงพร้อมรายงาน แผ่น Disk และเช็คค่าแรง
  • วัันที่ 30 เป็นวันเงินเดือนออก (ที่จริงต้องออกในวันที่ 31 แต่เนื่องจากตรงกับวันหยุดเลยเลื่ยนเข้ามา)

จากตัวอย่างข้างต้น ผมได้จัดทำตารางการจ่ายค่าจ้างขึ้นมา เพื่อกำหนดเวลาให้แต่ละหน่วยงานจัดส่งรายงานภายในกำหนดเวลา อย่างเช่น การเขียนใบคำขอโอที ควรเขียนและส่งก่อนทำโอที ไม่ใช่มาเขียนในตอนเช้า หรือ บางทีลางาน ตอนเช้า่มาทำงานก็ควรเขียนในทันที ไม่ใช่ 2-3 วันมาเขียน ซึ่งก็จะทำให้การสรุปข้อมูลทำได้ช้า ยิ่งถ้าเป็นบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก

ข้อดีในการจัดทำตารางการตัดค่าจ้างอีกอย่างก็คือ ทำให้พนักงานเข้าใจว่าเวลาที่ใช้ในการจัดทำ 7-10 วันนะที่จริงก็ไม่ถือว่าใช้เวลามากเกินไป โดยเฉพาะถ้าเป็นโรงงานที่มีคนงานจำนวนมาก ตารางการตัดค่าจ้างและโอที ผมเห็นทางบุคคลเอาไปติดไว้ที่บอร์ด และเห็นพนักงานมาจดด้วยว่า งวดนี้ตัดค่าจ้างกี่วัน ตัดโอทีวันไหน

ปัจจุบันงานรับทำเงินเดือน ผมก็เอาตารางการตัดค่าจ้างและโอทีมาทำให้ลูกค้า ในช่องของรายงานที่ส่งให้บัญชี ผมก็ลงเป็นส่งรายงานให้ Payroll Outsorce แทน ในเดือนแรกๆ การส่ง รายงานก็ไม่เป็นไปตามนั้นแต่หลังจากนั้นไม่เกิน 2-3 เดือน ผมก็เห็นลูกค้าผม ส่งรายงานได้ตามกำหนดเวลาตามที่เราตกลงกันไว้ (ตอนแรกก็นึกว่าจะไม่สนใจดูกันซะอีก)

ผู้เขียน : เกียรติชัย ธีรทรัพย์ทวี 
สงวนลิขสิทธิ์ตามพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์
พ.ศ. 2537 การนำไปใช้กรุณาอ้างอิงการเชื่อมโยง (LINK)

Your Thoughts

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.